SBN è un catalogo in linea cooperativo e gestionale costruito per vent'anni per "migrazioni" di biblioteche operanti secondo le specifiche SBN, alcune dal 1980, migrate in Indice in tempi diversi: ciò spiega l'alto numero di duplicazioni. Fra le ultime migrazioni, conclusa nel novembre 2000, le 670.000 notizie del CUBI relative agli anni 1886-1957, recuperate da nastro e corrette dalla Nazionale Centrale di Firenze.

Per la manutenzione del catalogo in linea SBN l'ICCU nel 1994 ha creato una Struttura di gestione dell'archivio di autorità e di manutenzione composta da 11 istituzioni bibliotecarie rappresentanti altrettanti Poli (Polo regionale Piemontese - Torino Nazionale; Polo delle Università lombarde - CILEA - Università di Pavia; Polo MBCA Biblioteca Nazionale Marciana Fondazione Querini Stampalia - Venezia; Polo Biblioteca Nazionale Centrale - Firenze; Polo Biblioteca Nazionale Centrale - Roma; Polo regionale di Sicilia - Palermo; Polo rete bibliotecaria di Romagna - Ravenna; Polo unificato bolognese - Bologna; Polo SBN universitario veneto - Padova; Polo MBCA Biblioteca Nazionale Centrale - Napoli; Polo degli Istituti culturali di Roma - IEI - Roma).

Contemporaneamente sono state attivate procedure automatiche on-line per:

1. accorpamenti titoli/autori
2. variazione descrizione titolo
3. variazione descrizione autore
4. variazione legami
5. cancellazione notizie autori
6. variazione qualificazione notizie
7. variazione numeri standard

La struttura provvede soprattutto all'accorpamento di titoli e autori, nei casi in cui il sistema non vi abbia provveduto automaticamente. Ai referenti della struttura ci si deve rivolgere per proporre correzioni, soprattutto in caso di duplicazioni "necessarie". In particolare occorre una proposta di correzione alla BNCF per le notizie con identificativo CF o CFI e alla Nazionale di Napoli per i fondi meridionalistici con identificativo SBL.

Direttamente si può:

1. correggere i record con identificativo UBO e FER con livello REC
2. correggere gli evidenti errori di trascrizione
3. inserire elementi descrittivi mancanti
4. inserire legami obbligatori autori/titoli mancanti
5. introdurre il numero di collezione

Contemporaneamente l'Indice è stato dotato di attività di monitoraggio:

1. monitoraggio sulle attività svolte dai Poli nell'Indice relativamente alle funzioni di catalogazione e prestito
2. monitoraggio del traffico e della rete SBN relativamente al tempo medio di risposta delle transazioni
3. monitoraggio sulla quantità dei dati, autori e titoli divisi per tipologia
4. monitoraggio sulla qualità dei dati, relativamente a duplicazioni e squadrature

Con la Legge 662 del 1996 è stato approvato il Progetto di valorizzazione dell'Indice SBN. Obiettivi del progetto:

1. la deduplicazione di record nella base dati Indice Moderno
2. l'attivazione dell'archivio di autorità SBN

Per raggiungere tali obiettivi è stata creata una Struttura di gestione dell'archivio di autorità e di manutenzione del catalogo in linea SBN. Per la deduplicazione il progetto è iniziato nel novembre 2000. Sono state create nuove funzionalità e un gruppo di lavoro che ha coinvolto le Biblioteche Nazionali di Firenze, Roma, Torino, Napoli, l'Università di Pavia e la Biblioteca Centrale della Regione Sicilia di Palermo. Sono stati quindi prodotti dei tabulati:

1. con notizie di natura M senza legami (circa 290.000 record)
2. con notizie di natura M con legami 51 C e S (circa 150.000 record)

e divisi fra le biblioteche della struttura per lettera per la deduplicazione.

Alle biblioteche del gruppo di lavoro è bene segnalare tutti gli errori, limitandosi a correggere direttamente solo gli errori evidenti, come gli errori di ortografia, e quelli di effettiva necessità, come nel caso di problemi gestionali.

Nel marzo 2001 è iniziata la parte del progetto relativa all'"Alimentazione dell'Archivio di Autorità SBN". Tale Archivio deve:

1. garantire l'unicità e l'uniformità degli accessi
2. creare l'authority file nazionale in vista dello scambio di dati internazionale

A questo lavoro partecipano le Nazionali di Firenze, Roma, Napoli, Milano e l'Universitaria di Bologna.

Per quanto riguarda i libretti e la musica a stampa corrente che molte biblioteche catalogano in SBN Libro moderno, valgono le norme generali per le correzioni di cui si è detto. Per questi record le chiavi di ricerca sono molto limitate, ma il rischio di duplicazione è minimo lavorando on-line. Per la musica si cataloga con la procedura SBN-Musica, la duplicazione per le stampe è la norma, in quanto si procede per "migrazioni" e spesso i catalogatori non si preoccupano neppure di consultare l'OPAC Musica.

Fra gli obiettivi di questo seminario vi è il porre le basi per la creazione di una struttura per la "manutenzione" della Base Dati Musica. Sarà indispensabile che fra i referenti della struttura, oltre ad esservi bibliotecari e/o catalogatori specializzati in musica, vi siano le biblioteche musicali o generali con importanti fondi musicali, che quotidianamente hanno problemi di gestione di questo materiale. A questo proposito sarebbe opportuno avere le statistiche relative al movimento-consultazione, prestito e riproduzioni di documenti di queste biblioteche, anche con l'utilizzo di SBN per poi procedere all'individuazione dei referenti.

Ulteriori approfondimenti all'indirizzo: http://iccu.sbn.it/progvalo.htm

CIRO GIORDANO (Biblioteca Universitaria, Pavia)