La biblioteca musicale di qualità convegno nazionale - Roma, 16 ottobre 2002
	Tavola rotonda: Prospettive per la musica nell'evoluzione di SBN tra gestione e catalogazione in linea e catalogazione off-line

Monica Boni (Istituto Peri, Reggio Emilia)
Appunti per un intervento

Le osservazioni che seguiranno nascono essenzialmente dall'esperienza di lavoro condotta in una Biblioteca specializzata in musica annessa ad una scuola professionale quale è l'Istituto Musicale "Achille Peri" di Reggio Emilia.

1.Breve premessa storica

La Biblioteca, che affonda le sue radici nel lontano 1923, anno della fondazione, conosce il suo periodo di massimo sviluppo a partire dalla metà degli anni Settanta in concomitanza con il particolare interesse ad accrescerne il patrimonio dimostrato dalla Amministrazione Comunale di Reggio Emilia su indicazione e sollecitazione dell'allora direttore dell'Istituto Armando Gentilucci.

In pochi decenni la Biblioteca ha raggiunto e superato di gran lunga le aspettative che si potevano avere da altre analoghe realtà, qualificandosi come polo di riferimento regionale e, in molti casi, nazionale, per quanto concerne il patrimonio bibliografico musicale corrente, con particolare riguardo alla sezione dedicata al Novecento storico e contemporaneo.

A tutt'oggi, nonostante l'Istituzione abbia risentito della minor disponibilità di fondi destinati alle attività ed alle Istituzioni culturali in genere, si mantiene vivo quell'interesse e quella specificità nelle dovute proporzioni, visto e considerato che il budget per l'aggiornamento del patrimonio deve essere distribuito tra sala di consultazione, emeroteca, fonoteca, saggistica, musica a stampa.

1.1 Risorse tecnologiche e scelte di soluzione informatica in prospettiva

L'importanza e la consistenza del patrimonio, che ammonta oggi a 37.000 documenti di varia tipologia, ha di per sé necessitato l'esigenza di condividerne le notizie e ciò affinché la comunità di studiosi, musicisti, musicologi e studenti potesse ritrovarsi in un unico strumento di consultazione attinente lo scibile musicale.

Intorno alla metà degli anni '90, la scelta di operare in ambiente SBN-Libro Moderno si è imposta perciò come valida prospettiva per i seguenti motivi:

1. la realtà territoriale locale prevedeva la presenza di un polo attivo SBN facente capo alla Biblioteca Municipale "Panizzi";
2. la medesima appartenenza amministrativa delle due Istituzioni non creava preclusioni alla condivisibilità di linee dedicate e dunque alla creazione di postazioni di lavoro in Biblioteca;
3. la presenza in Indice di poli operanti su scala nazionale per tipologie analoghe di documenti creava il presupposto per una proficua cooperatività e lasciava intravvedere buone prospettive di recupero in tempi relativamente brevi e con minor dispendio di energie di buona parte del patrimonio pregresso;
4. si prospettava la possibilità di gestire con un'unica procedura tutte le tipologie di materiale conservato in Biblioteca, confidando che l'evoluzione del sistema avrebbe prima o poi potenziato anche:

• l'integrazione tra aspetti gestionali e bibliografici, cosa, del resto che già era presente nelle vecchie procedure nate per servire integralmente la gestione della biblioteca dal momento dell'acquisto a quello del prestito;
• la condivisibilità delle notizie relative a materiale speciale, salvaguardandone le specificità documentarie, come è il caso della musica.

1.2. Operatività

Dal 1998 anche la Biblioteca dell'Istituto "Peri" ha intrapreso la via della catalogazione partecipata operando su procedure disponibili on-line "Libro Moderno" e "Libro antico". Software di Polo adottato: BULL. Collegamento all'Indice attraverso linea pubblica e commutazione di pacchetto X25/ITAPAC. L'efficienza del sistema è garantita dal tipo di collegamento all'elaboratore del CED tramite emulatore di terminale: ciò permette di sfruttare le risorse dell'hardware, per cui i tempi di lavoro sono in gran parte dipendenti dal tipo di processore installato sul singolo PC:

Si è proceduto operando in modalità creazione o cattura affrontando in tre fasi successive le seguenti tipologie di documenti:

1. materiale librario;
2. musica a stampa, indicando codice di genere 9 nella maschera delle qualificazioni;
3. documenti sonori, con applicazione di genere 6 proprio delle audioregistrazioni.

L'obiettivo di trattare con un'unica procedura tipologie di documenti così lontane tra loro comportava consapevolmente la rinuncia a valorizzare le specificità catalografiche dei materiali stessi. In altre parole, si operava in ambiente di lavoro Libro Moderno, ben consci dei limiti imposti alla descrizione di un materiale così complesso da una procedura idonea al trattamento di materiale librario e dunque non in grado di assicurare l'accesso ad informazioni specifiche perché non strutturata a tal fine. Si ricorda qui per inciso l'assenza di "campi" riferibili alle componenti del cosiddetto titolo uniforme, in grado di generare notizie "spacchettabili" in singole informazioni di grande utilità per un accesso specialistico ai documenti musicali.

L'utilizzo di un'unica procedura, però, si prospettava come soluzione più vantaggiosa per predisporsi ad eventuali future conversioni di dati e/o riversamenti in Opac ed altri cataloghi.

Sul fronte gestionale, inoltre, occorreva fare i conti con la presenza di una seconda procedura in uso alla Biblioteca dal 1996 -- BIBLIO -- , risorsa condivisa a livello provinciale dalle Biblioteche afferenti il sistema e idonea ad assicurare le operazioni di prestito, elaborazione statistiche e ricerca utente alle singole realtà, nonché alla partecipazione delle stesse ad OPAC provinciale tramite invio periodico dei dati bibliografici minimi inseriti dalle Biblioteche.

L'adozione della procedura di gestione BIBLIO, raccomandata per la sua gratuità e per la sua funzionalità ai fini di una gestione facilitata dei servizi, subordinava all'utilizzo della penna ottica per la lettura di codici a barre corrispondenti a libri e a lettori le operazioni di prestito e scarico, automatizzandole totalmente e riducendo al minimo l'intervento di controllo umano.

L'incomunicabilità delle due procedure -- BIBLIO non opera su formati standard e non si propone neppure lontanamente come procedura di catalogazione -- ha comportato di necessità da un lato di adottare una seconda procedura per la catalogazione vera e propria, dall'altro l'appesantimento dell'iter del libro dovuto al reinserimento manuale dei dati bibliografici, seppur minimi, anche in quel sistema, e ciò pure a catalogazione e localizzazione avvenute.

Un riscontro positivo all'estenuarsi dei tempi di lavoro lo si è avuto, se non altro, nell'immediata disponibilità della notizia BIBLIO in rete locale e nella sua accessibilità in tempo reale sul catalogo interno della Biblioteca. La procedura di gestione, infatti, possiede una funzione di Ricerca Utente la quale sola viene destinata a libera consultazione dalle postazioni PC interne alla Biblioteca.

Tale risorsa, tra l'altro, si è rivelata nel tempo preziosa e imprescindibile per l'impossibilità attuale di rendere visibile il posseduto della singola biblioteca se non dall'OPAC SBN e dunque annegato nel catalogo generale delle Biblioteche italiane.

L'attuale presenza della Biblioteca dell'Istituto Musicale di Reggio Emilia in SBN rilevata al 02/10/2002 consiste in 4.811 documenti comprensivi delle tre tipologie documentarie sopra indicate. Purtroppo il CED non dispone della procedura idonea all'estrazione delle notizie prodotte dalla Biblioteca, ma si può ipotizzare un ordine di grandezza di quella cifra moltiplicata per almeno tre volte, e cioè 14.400.

All'attuale risultato si è pervenuti con la seguente progressione:

• 27/09/00 documenti in SBN n.1.197
• 27/10/01 documenti in SBN n.3.379
• 02/10/02 documenti in SBN n.4.811

2. Conclusioni sull'attuale operatività in ambiente di lavoro SBN

Alcune conclusioni sembrano necessitate dall'impostazione di lavoro sopra descritta: 

1. Il lavoro della Biblioteca musicale di Reggio Emilia arricchisce significativamente la Base Dati Indice e ne ricava una visibilità del patrimonio, fornendo al contempo un servizio alla comunità di studiosi e di persone a vario titolo interessate alla musica;
2. Il sistema SBN d'altro canto delega i poli per quanto concerne la gestione di Opac locali quale strumento di accesso particolare alle biblioteche afferenti il sistema. In altre parole alla possibilità di costituirsi un catalogo generale stampando schede, così come avveniva in passato, non è stata proposta nel tempo una valida alternativa se non la funzione RICERCA presente nelle vecchie procedure: una funzione che si aggiorna soltanto attraverso periodici scarichi di dati effettuati manualmente dai CED e che fornisce all'utente un rigido menù di ricerca in una scoraggiante modalità terminale e dunque assolutamente anti-amichevole. 
3. Non prevedendo il sistema -- almeno nelle vecchie procedure SBN -- alcune funzioni di gestione sufficientemente aggiornate per quanto concerne le procedure di prestito, le statistiche, ed altro demanda ai poli la soluzione informatica di queste funzioni, stimolando la elaborazione di programmi "artigianali" come quello attualmente in uso e sopra descritto per la Biblioteca in oggetto.

Demandare ai poli la dotazione delle risorse dovute alla gestione di un servizio di Biblioteca comporta inevitabilmente il rischio che le specificità di alcune di esse non vengano tenute nella giusta considerazione al momento degli investimenti per le risorse informatiche.

Un Opac di polo funzionale alla dotazione di una Biblioteca generale di pubblica consultazione può non esserlo per una Biblioteca speciale e viceversa.

I requisiti di velocità, facilità di approccio e semplicità nelle strategie di ricerca, non prevedendo più di due livelli di descrizione, può non essere funzionale per una Biblioteca che richiede all'occorrenza strategie più avanzate di ricerca e che in molti casi si trova a dover rendere accessibili descrizioni di documenti complessi che si estendono fino al terzo livello.

3. Aspettative future

Mi risulta che la nuova procedura SBN-UNIX dovrebbe colmare in gran parte queste lacune, credo tuttavia che il polo di Reggio Emilia sia orientato attualmente a sostituire il vecchio SBN con Sebina Indice.

A prescindere dalla scelta che verrà effettuata le aspettative della Biblioteca dell'Istituto "Peri" sono attualmente concentrate, sulla disponibilità di un'unica procedura che consenta la gestione integrata della Biblioteca dal momento dell'acquisto del documento al momento del suo prestito passando per la catalogazione, in una spirale di progressivo farsi della notizia bibliografica, senza trascurare la necessità di disporre di una funzione di Opac locale alimentabile in automatico, consultabile dalle postazioni interne e dalle pagine web della Biblioteca

A livello centrale, i progetti per l'unificazione delle basi dati non possono che essere letti idealmente come una conferma delle scelte e del cammino intrapreso dalla realtà locale fin qui descritta. Avendo molte aspettative sulla riuscita del progetto e sui reali benefici per l'operatività on-line di una Biblioteca specializzata in musica, si pongono alcuni interrogativi la cui risposta potrà venire soltanto dalle soluzioni proposte a quegli stessi problemi.

Eccone alcuni:

• Come si potranno integrare dati provenienti dalla Base dati Musica con quelli provenienti da Libro Moderno con codice 9?
• Che fare dei documenti sonori (libro moderno con codice 6)?
• L'unificazione delle basi dati comporterà la disponibilità dei campi per le specifiche musicali attivabili direttamente al momento della catalogazione on-line?
• Si prevede forse la possibilità di attivare moduli differenti di catalogazione (libro, musica a stampa, documenti sonori...) in apertura di procedura on-line?

 A commento dell'ultimo interrogativo si osserva infine come la svolta delle biblioteche nella direzione della multimedialità non sia appannaggio esclusivo delle realtà musicali, ma riguardi anche le sezioni specializzate di pubblica lettura e che pertanto l'esigenza di disporre di risorse on-line adeguate e predisposte dagli Istituti Centrali per gestione e catalogazione integrata di documenti di diversa natura -- con possibilità di adeguare livelli più o meno approfonditi di descrizione del documento alle esigenze e al target di destinazione del servizio -- sia ormai una necessità che non può più essere ignorata o demandata ad altri soggetti.

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